5 Vor- und Nachteile von Excel im Außendienst

Viele Außendienst-Organisationen haben sich für Microsoft Excel entschieden, denn dieses Programm erlaubt es, klein anzufangen und Schritt für Schritt zu wachsen. Wo liegen die Stärken von Excel und wo ist es sinnvoll, auf ein anderes Tool zurückzugreifen?

Excel schafft, was wenige andere Programme schaffen: Ohne Programmierkenntnisse alles nach Herzenslust anpassbar machen. Es gibt einen Rabatt, der nur um Ostern herum gilt? Mit Excel ein Klacks.

Sie möchten auf Produktebene vergleichen, wer wieviel verkauft? In zehn Minuten ist eine Pivot-Tabelle gebaut. Das ist nahezu konkurrenzlos.

Excel gibt es auf jedem Betriebssystem und dazu noch als Website. Überall sieht es gleich aus, die Formeln funktionieren zuverlässig, und Backups funktionieren einfach mit den Speicher-Button.

Microsoft-Lizenzen kosten nicht viel und garantieren Zugang überall. Und die meisten Unternehmen haben Sie sowieso, damit das Word-Dokument auch korrekt aufgeht.

Teilweise lernt man die Bedienung von Excel schon in der Schule. Und selbst wenn nicht: Die Bedienung ist für ein so mächtiges Programm erstaunlich intuitiv.

Neben Pivot-Tabellen gibt es auch noch Diagramme, sortierbare Tabellen, Szenarien und vieles mehr. Diese erlauben es, immer einen genauen Überblick über das Business zu behalten.

Das setzt natürlich voraus, dass die Daten alle korrekt eingetragen sind.

Excel-Dokumente, die direkt am Gerät abgelegt werden, sind immer offline verfügbar und das ist gang und gäbe. Aber: Microsoft garantiert sogar, dass OneDrive- und SharePoint-Dateien offline bearbeitbar sind. Wenn Sie etwas verändern, werden die Daten zwischengespeichert. Wenn das Internet dann wieder verfügbar ist, wandern sie ganz unbemerkt in die Cloud.

Verlockend ist auch, dass der Innendienst Excel-Dateien verändern kann und der Außendienstmitarbeiter sofort die neue Version auf seinem Handy oder Tablet hat.

Diese Vorteile hat Excel unbestreitbar, und viele andere Programme haben diese nicht. Nun jedoch noch etwas zu den Schattenseiten.

So anpassbar und flexibel Excel ist, so schlecht ist es auch darin, Daten nur einmalig zu erfassen. Da es keine eindeutigen Datenschlüssel gibt, verdoppeln sich Zeilen regelmäßig und Phantome entstehen, die dann zu Ärger am Monatsende führen können.

Man kennt es: Es gibt zwar ein zentrales Cloud-Excel, aber man zieht sich einmal schnell eine Kopie. Schon kann man seine Notizen eingeben, aber ein Nachteil wird meist nicht bedacht: Der Datenstand entfernt sich schleichend von dem aus der Zentrale.

Das fällt oft erst auf, wenn ein verwunderter Anruf hereinkommt.

Bis hierhin funktioniert Excel, wenn man sich an Grundregeln hält. Ab hier kostet es Umsatz.

Denn Daten wie E-Mails oder Telefon-Anrufhistorien kann man in Excel nicht sinnvoll pflegen. Dazu braucht es echte Automatisierung. Diese Funktionen sind aber genau die Voraussetzung, um planvoll nachzufassen und genau zum optimalen Zeitpunkt auf der Matte zu stehen. Hier bieten sich CRM-Software sowie unsere Außendienst-App an.

Einmal im Monat das zentrale Excel ausmisten? Man kann sich schönere Arbeit vorstellen. Hier rächt sich einmal mehr die fehlende Automatisierung. Zwar kann man mit Makros und neuerdings auch Python-Skripten dem etwas Abhilfe verschaffen, jedoch besteht hier die Gefahr, dass sowohl Excel als auch der Programmiercode unübersichtlich werden.

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Schlussendlich hat Excel auch gewisse Grenzen, oberhalb derer es zwar noch funktioniert, aber immer langsamer wird. Wenn zu viele Außendienstler gleichzeitig auf eine Excel-Datei zugreifen, wird diese noch langsamer – oder Daten werden unbemerkt überschrieben.

Oft stellt sich dieser Effekt schleichend ein und man benötigt einfach immer mehr Zeit, um das Excel zu bearbeiten. Das ist oft bezahlte Arbeitszeit, wo die Verkäufer beim Kunden sein könnten.

Excel kann ein gutes, ja unerlässliches Werkzeug sein, wenn der Außendienst nicht die Haupt-Vertriebsart ist oder nur zu bestimmten Zeiten, etwa in der Messesaison, eine Rolle spielt.

Doch was ist, wenn sich Dubletten und Missverständnisse häufen, und Kunden unter den Tisch fallen? In diesen Fällen kann ein CRM die richtige Wahl sein.

Häufige Symptome sind hier:

Wenn Sie so etwas regelmäßig erleben, sollte klar sein, dass Excel an seine Grenzen stößt und Sie über ein CRM nachdenken sollten.

Um die Übersicht über Kunden und Leads zu behalten, hat sich die Softwarekategorie CRM (Customer Relationship Management) herausgebildet. Bekannte Vertreter dieser Kategorie sind HubSpot und Pipedrive, als Open-Source-Produkt gibt es Frappe CRM.

Bei der Umstellung auf ein CRM ist es nicht notwendig, alle Daten auf einmal ins CRM zu holen, sondern das kann schrittweise erfolgen, etwa nur für bestimmte Kundengruppen oder Gebiete.

Vor einem Jahrzehnt war es auch noch üblich, eine eigene Lösung mit einem Werkzeug wie Microsoft Access oder Claris FileMaker zu bauen. Das funktioniert immer noch einwandfrei – ist aber im Regelfall nicht mehr nötig. Moderne CRMs bieten bereits ausreichende Anpassungsmöglichkeiten für die meisten Verkaufsprozesse. Die Schwierigkeiten liegen woanders.

Für Innendienst- und Telefonverkäufer sind CRMs ein absoluter Gamechanger und erlauben es, bis zu doppelt so viele Abschlüsse zu machen wie bisher. Anders im Außendienst – da hakt es oftmals noch. Genau an dieser Stelle scheitern klassische CRMs – und hier setzen mobile Offline-Apps an.

Die typischen CRM-Probleme im Außendienst analysiert für Sie der Außendienst-Bürokratie-Check:

Doch abgesehen von den tagtäglichen Verwaltungsproblemen gibt es noch ein ganz banales, technisches: Alle großen CRMs binden Sie an die Cloud. Das hat auch gute Gründe, denn so muss man sich als Kleinunternehmen nicht mehr zwischen einem lauten, stromhungrigen Server und täglicher E-Mail-Flut entscheiden.

Im Gegensatz zur Microsoft-Cloud jedoch denken die meisten Anbieter den Gedanken nicht zu Ende: Bei HubSpot und Pipedrive geht ohne Internet nämlich wenig. Gerade im DACH-Raum lahmt vielerorts noch der Ausbau von mobilem Internet, und auch das stationäre WLAN beim Kunden ist nicht immer unproblematisch, wie wohl jeder Verkäufer aus leidvoller Erfahrung berichten kann.

Bei Excel kann man immerhin die Datei in OneDrive offline verfügbar machen oder sich darauf stützen, dass Excel die Datei von Haus aus weiterhin anzeigt. Bei den meisten CRM-Apps begrüßt Sie lediglich ein Fehlerbildschirm.

Im Außendienst zeigen die üblichen CRMs weitere Schwachstellen: Nur selten sind Kataloge und Tagesberichte direkt über das CRM zugänglich. Daher braucht es weitere Spezial-Software – oder Excel. Das führt dazu, dass Verkäufer mit verschiedenen Apps jonglieren müssen, unter Umständen auch im Kundengespräch.

Komplexe Preisstrukturen oder Rabatte sucht man in vielen CRMs ebenso vergeblich, und auch Bestellhistorien sind noch nicht selbstverständlich.

Aus diesen Gründen kann es sinnvoll sein, für den Außendienst eine integrierte App einzuführen, die mit dem CRM spricht und damit die Lücke für den Außendienst schließt. Unsere App ist offlinefähig und kann auch Kataloge, die Bestellhistorie und Tagesberichte integrieren.

So ergibt sich ein nahtloser Kreislauf: Auf dem Autobahnparkplatz den nächsten Kunden suchen, die Bestellhistorie einsehen, sofort das vor fünf Jahren bestellte Produkt im Katalog finden, und dieses per Knopfdruck nachbestellen. Die Bestellung wird am Ende des Tages automatisch zusammen mit dem Tagesbericht übermittelt und der Monatsumsatz ist immer tagesaktuell.

Selbst das Ändern von Kunden-Adressen oder das Erstellen von Terminen ohne Internet ist möglich; die Daten werden mit dem Zentralsystem (Excel, Access, FileMaker, CRM oder ERP) abgeglichen, sobald die Internetverbindung wieder besteht.

Somit haben Sie alle Vorteile von Offline-Excel, aber ohne die mühsame und zeitraubende Nacharbeit.

Wir bei AVANT-ICONIC finden, dass stumpf Standardlösungen einzusetzen selten zum Erfolg führt. Wovon wir aber viel halten, ist Skalierbarkeit. Excel ist daher kein Fehler. Aber ab mehr als fünf Außendienstlern ist es ein Risiko.