Karriere bei AVANT-ICONIC

Wir suchen eine Assistenz, die gemeinsam mit der Geschäftsführung eine Art digitales Vorzimmer bildet – nicht nur für die Geschäftsführung selbst, sondern zunehmend auch als organisatorische Unterstützung unserer technischen Projektverantwortlichen.

Ein wichtiger Teil deiner Aufgabe besteht darin, Informationen zu filtern und organisatorische Themen selbstständig zu übernehmen. Du musst dafür kein Entwickler sein, dafür neugierig auf technische Themen und bereit, dich darauf einzulassen, worüber unsere Entwickler und Kunden sprechen. Wenn etwas eine technische Entscheidung erfordert, leitest du es an den richtigen Verantwortlichen weiter. Du musst die technische Entscheidung nicht selbst treffen.

Die Rolle setzt eine Büropräsenz in unserem Büro in Stuttgart voraus. Einige Homeoffice-Tage sind möglich.

• E-Mails sowie Nachrichten in Teams und Slack sichten, strukturieren und nach Relevanz einordnen
• Themen selbstständig erledigen, wenn dafür keine fachliche Entscheidung notwendig ist
• relevante Informationen für Geschäftsführung und Projektverantwortliche verdichten
• bei künftigen und bestehenden Kunden, Partnern und Dienstleistern zuverlässig nachfassen
• Termine koordinieren und Besprechungen vorbereiten
• dafür sorgen, dass organisatorische Themen nicht zwischen verschiedenen Beteiligten verloren gehen

Unser Ziel ist nicht, möglichst viele Informationen weiterzuleiten. Im Gegenteil: Gute Arbeit bedeutet für uns häufig, aus vielen Nachrichten die wenigen Themen herauszufiltern, bei denen tatsächlich eine Entscheidung oder Reaktion erforderlich ist.

Dazu gehören je nach Bedarf auch:

• Reiseplanung und Hotelbuchungen
• Vorbereitung und Abwicklung von Reisekosten
• Zusammenarbeit mit unserem Steuerberater bei organisatorischen Themen
• Vorbereitung von Dokumenten anhand bestehender Vorlagen
• Besprechungsvorbereitung
• organisatorische Unterstützung bei Rechnungen und Zahlungen
• Koordination wiederkehrender administrativer Aufgaben

Ein Teil standardisierter Backoffice-Aufgaben wird bereits von einer externen virtuellen Assistenz übernommen. Du arbeitest mit ihr zusammen und übernimmst insbesondere die Themen, die mehr Kontext, Vertraulichkeit, Kommunikation oder eigenes Urteilsvermögen erfordern.

Wir suchen jemanden, der nicht viele Prozesse einführt, sondern wenige, saubere. Zusammen mit der Geschäftsführung entwickelst du die einfachste zuverlässige Lösung. Wir setzen manchmal auf umfangreiche, selbstentwickelte KI-Lösungen, manchmal auf unser ERP-System und manchmal auf das gute, alte Excel. Auch hier gilt: Programmieren musst du diese Systeme nicht, aber du solltest Lust haben, sie zu nutzen und zu verbessern. KI ist für uns ein Hebel für gute Mitarbeiter, kein Ersatz für sie.

Wir mögen weder Chaos, noch unnötigen bürokratischen Aufwand.

Deshalb versuchen wir:

• Verantwortlichkeiten klar zu halten
• Informationen dort verfügbar zu machen, wo sie gebraucht werden
• unnötige Übergaben zu vermeiden
• Fachentscheidungen bei den jeweiligen Fachleuten zu lassen
• Kommunikation zu bündeln, statt Menschen mit Statusmeldungen zu überladen
• Prozesse erst dann stärker zu standardisieren, wenn wir verstanden haben, was tatsächlich gebraucht wird

Du solltest deshalb strukturiert arbeiten können, ohne für jedes Problem sofort neue Kategorien, Formulare oder Regeln einzuführen.

Zum Beispiel:

• Assistenz der Geschäftsführung
• Projekt- oder Teamassistenz
• Office Management
• Customer Success
• Vertriebsinnendienst
• kaufmännische Koordination
• Operations Support

Wir sind ein kleines Unternehmen und daher ständig im Wachstum und Wandel. Du kannst und sollst dadurch viel mitgestalten. Du bist viel näher an echten Kunden und Projekten als in anderen Assistenzstellen. Das bedeutet aber auch, dass sich deine Aufgaben im Laufe der Zeit verändern werden und dass du nicht nur auf Aufgaben von oben wartest, sondern eigene Initiativen einbringen solltest. Wir möchten dich nicht managen, sondern sehen dich als Partner, um Ziele zu erreichen.

Mit wachsendem Verständnis unseres Unternehmens und Wachstum des Unternehmens selbst kann auch dein Verantwortungsbereich wachsen – beispielsweise in Richtung Operations, Kundenkoordination oder anderer kaufmännisch-organisatorischer Verantwortung.

Bewirb dich einfach hier direkt unterhalb im Bewerbungsformular. Kein Motivationsschreiben als PDF und kein Lebenslauf nötig.

Bitte hinterlass uns einfach eine Beschreibung im Textfeld, was dich ausmacht und was du zu unserem Team beitragen möchtest.

Eckdaten: